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拓展档案利用价值 发挥档案社会服务功能

高萌
2019-10-09 17:30:27  来源:济南日报

  档案是人类社会发展到一定阶段的产物,有文书、实物、信息、电子数据等多种形式。小到家庭,大到国家,档案不仅是历史的记录者、见证者、书写者,有着珍贵的史料价值,而且是现实的奠基者、引导者、助推者,蕴含着巨大的现实意义。

  档案更多时候像蒙尘已久的“老遗物”、尘封多年的“老古董”,除去特殊时候专用,大部分时间都被遗忘在边缘位置。档案管理工作从总体上看呈现出碎片化、边缘化、孤岛化、低迷化的羸弱局面。要摆脱这种尴尬处境,适应新时代档案事业的发展要求,就必须从提高档案利用率这个关键入手,最大程度地深挖档案功能,提高利用率。只有这样,才能充分发挥档案对社会发展的服务功能,档案管理事业才能获得源源不断的发展活力。

  一、建立专业化、系统化的档案从业人员队伍,提高业务素质

  社会上存在着档案管理工作简单易做的偏见,很多部门单位的档案工作人员整体学历不高,多是兼职,且人员调整频繁,缺少一支专业、稳定的档案人才队伍。各级各单位应加强对档案工作的重视,安排专人负责档案工作,且注意保持人员的接续性、队伍的成长性,多涵养档案专家,多栽培业务骨干,多补充年轻力量,保证档案工作有源源不断的智力支撑。提供档案人员学习培训的机会,鼓励他们加强和更高平台的沟通交流,进一步解放思想、创新观念、更新知识、拓宽视野,提高业务技能和综合素质。各级档案管理部门应牵头支持在部门单位内部、同行业、不同行业之间,组织开展形式多样的档案主题文化创建活动,如档案主题竞赛、技能比武、档案馆(室)特色展演、主题征文、演讲等,深挖档案自身背后的意义,拓展档案文化价值,增强档案从业人员的参与感、获得感、成就感,从而强化其责任感、使命感,激发其工作主动性,自觉地去为档案事业的发展贡献智慧和力量,保证档案基础性工作高质量运转,这是进一步提高档案利用率的前提。

  二、优化硬件设施建设,推进档案管理工作向数字化、信息化、现代化迈进

  一是加快电子文件收集管理步伐。随着信息技术和电子政务的不断发展完善,电子文件将是馆藏数字档案信息的主要来源。实现电子文件管理的高效化,应设计开发或改造提升原有的办公自动化系统,为电子文件形成、积累、整理、归档、利用提供平台。

  二是要加快建设和完善档案系统局域网络,地区、行业、系统、部门、单位之间,通过局域网的建设和应用,充分整合档案资源,真正做到资源共享,互通有无,保证档案信息的完整性和应用的及时性。其自身内部也要建立起完善的局域网络,高标准推进档案系列流程工作的规范、科学、高效、便捷开展,促进档案利用率的提高。

  三是建设现有馆藏档案目录数据库和部分全文数据库,积极推进一些重要内容、利用频率高的档案资源的数字化建设,加强对重要档案的保护利用。

  四是建立具有高效管理和开发利用档案信息资源能力的多媒体全文数据库网络管理系统,开展网络一体化数字化检索、档案信息网上传递、公开发布档案信息咨询服务等,运用现代化手段,切实助推档案利用率的提高。

  三、打造融媒体宣传格局,加大档案工作宣传力度

  各级各单位应擅长运用多种媒介,打造融媒体立体化宣传格局。在遵守《档案法》等法律法规、规章制度关于档案保密的规定,保证特殊档案的安全性基础上,对于可公开的档案资源,要充分利用纸、声、影、像等媒介形式,搭建报、台、网、微、端全方位立体化宣传平台,创造融媒体宣传产品,培育发展独具特色、有代表性、有引导力,影响力广、感染力强的档案宣传文化。积极走出去,融进社会,拉近与公众的距离,走到舞台中央,积极主动推介自身,发挥作用和能量。要加大档案利用的宣传普及力度,提高公众利用档案的意识,丰富公众利用档案的知识和经验,通过公众的主动参与,促使档案“活”起来、“动”起来。

  四、开发建设特色档案馆(室),发挥典型示范引领作用

  将“以利用为中心”作为档案工作的指导思想,多渠道多形式开展档案征集工作,尤其是具有重要价值的档案资源,进一步丰富档案馆藏。在此基础上,优化馆藏结构,丰富馆藏种类,提高馆藏质量。不同地区、不同行业、不同单位可根据自身实际,注重征集、发现、挖掘特色档案,形成档案特色,展示自身优势,打造靓丽名片。在重要的时间节点,与国家、社会主流主体事件、活动结合起来,在服务大局当中,充分展现强大的带头作用、引领作用。

  五、整合档案资源,实行集中管理,实现规模化、集约化、规范化统一管理成效

  目前各行各业、各个部门单位大多都有自己的档案馆(室),针对某些档案馆(室)档案体量小、散、碎,档案管理人员年龄、素质结构杂乱不一参差不齐,设施设备陈旧、保管条件落后,档案利用率低下等缺陷弊端,很有必要对同类同质、有相关性、顺承性的档案资源进行整合,由综合档案馆、牵头档案馆来接收或代管部门或行业档案,便于统一管理、统一利用,形成一站式、一条龙服务。

  (作者系济南市第二血液供保中心职工)

编辑:迟语洋

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