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浅析新时期档案管理信息电子化趋势
苗钰http://www.workercn.cn2014-04-16来源:中工网—《吉林工人报》
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  观点提示 新时期档案管理信息电子化是一个过程,应循序渐进分步推进,待条件成熟,建设现行文件管理中心和电子档案数据中心,既有远期目标,又有近期工作,切合实际容易推行。

  所谓档案管理信息电子化,就是以档案资料纸质或机读形式的为主要物资对象,用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工,使之转化成为微机软件形式的一次文献信息供人们利用的过程。睡着办公自动化程度的不断提高,电子文件和电子档案大量产生,逐步成为发展真实记录经济建设和社会进步情况,反应历史文化发展的重要载体。电子档案可以改变传统档案管理带来的信息保管难、整理难和利用难的问题。档案信息电子化可充分利用目前我国大部分企业和政府机关现有的计算机资源,提高电子设备的利用率,缩短二次文献信息的加工时间,提高档案信息的时效性;客服手工信息加工工作模式,从文件资料形式到开发二次文献信息时间长的缺陷;节约直质档案管理和传播经费;便于信息资源的流通和潜在价值的实现。

  电子档案的利用与纸质档案相比,显著不同的是更快捷、更方便。但这必须建立在电子档案所依赖的技术上,且必须满足不要的先决条件和采取相应的管理措施才能实现。如何在资金条件有限的情况下,建立一个合理的档案管理系统,是很多单位和部门都在考虑的问题。档案管理软件、档案网站、办公自动化系统、数字化档案馆、文件管理中心和电子档案数据中心是目前,是目前电子档案管理的先进媒介。

  档案管理软件以目录管理为主,以单机片为多数。但一些优质的档案管理软件已可以管理声音、图像和文本等电子文件。网络版档案管理软件可以实现在线的多站点著录查询功能。目前档案管理软件已经普及,价格很便宜。

  档案管理可分为静态、动态两种。所谓静态是指与其他系统分离,不能适时上传数据的管理;而动态管理原则是指与其他系统衔接,能适时上传更新数据的管理。目前大部分档案部门采用的静态管理。静态管理技术含量低,价格便宜;而动态管理技术含量高,价格也贵一些。

  办公自动化是只把多数人协同的办公事务实现网络化、电子化,是近年来迅速发展的一个领域。狭义的办公自动化是指以收发为主的公文流转系统;广大的办公自动化则包括了其他办公事务和业务系统。办公自动化软件的价位已经比较便宜。数字化档案馆,现行文件管理中心和电子档案数据中心的建设,需要投入大同时要取得各方地政府和信息主管部门的强有力支持才行,对于大多数事业单位机关来说并不合适。

  目前简单可行的选择方案,是办公自动化加档案管理软件,这样做的好处显而易见,第一能一步到位地实现了办公和档案管理的信息化,而且通过档案信息库与动态管理的链接处理,为社会提供了非涉密的信息发布服务,具备了现行文件管理中心的部分功能。第二办公自动化和档案管理都是通用的成熟软件,因此实施成本低,维护容易,在资金和技术方面都没有风险。

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